...

ЭП для кадрового ЭДО: как подписывать трудовые договоры и приказы без бумаги

Представьте офис, где больше нет кип бумаг, бесконечных распечаток и подписей от руки. Документы создаются, согласовываются и хранятся в электронном виде — быстро, безопасно и экологично. Это уже не фантастика, а реальность благодаря электронному кадровому документообороту и электронной подписи.

Когда в компании переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО), электронная подпись становится тем самым «мостиком» между сотрудником и работодателем. Она позволяет подписывать трудовые договоры, приказы и множество кадровых документов без бумаги: вместо штампов, печатей и мокрых подписей — цифровые подписи, хранение в системе и мгновенный доступ к документам.

Почему компании переходят на электронный кадровый документооборот

По данным исследования компании «СКБ Контур» за 2025 год, более 60 % российских компаний уже используют или планируют внедрить кадровый ЭДО в ближайшие два года. Главные причины:

  • Экономия времени. Оформление приёма на работу, отпусков или переводов занимает часы вместо дней.
  • Снижение затрат. Сокращаются расходы на бумагу, печать, доставку и архивное хранение.
  • Удобство для сотрудников. Подписать документ можно из любой точки мира — достаточно смартфона или компьютера.
  • Безопасность. Электронные документы защищены от подделок, а история изменений всегда доступна.

Что можно подписывать электронной подписью

Закон разрешает использовать ЭП для большинства кадровых документов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Например:

  • трудовые договоры и дополнительные соглашения;
  • приказы о приёме, переводе, увольнении;
  • заявления на отпуск или отгул;
  • должностные инструкции;
  • соглашения о материальной ответственности.

В случаях внутреннего согласования (например, ознакомление сотрудника с приказом) достаточно подписи работодателя или просто отметки в системе. ЭП ускоряет процессы, сокращает бумажную работу и позволяет хранить кадровый архив в цифровом виде, упрощая сдачу отчётов в госорганы. Но некоторые документы (например, акты о несчастном случае на производстве) по-прежнему оформляются только на бумаге.

Какие виды ЭП подходят для кадрового ЭДО

Не все электронные подписи одинаковы. Для кадрового документооборота чаще используют:

  1. Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП). Подходит для внутренних документов компании, если это прописано в локальном регламенте. Например, сотрудник может подписать заявление на отпуск с помощью УНЭП через корпоративный портал.
  2. Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП). Имеет максимальную юридическую силу и приравнена к ручной подписи. Нужна для трудовых договоров, приказов об увольнении и других документов, требующих строгой отчётности.

Например, компания «ТехноСервис» перевела на ЭДО 200 сотрудников. Для подписания трудовых договоров они используют УКЭП, а для заявок на отгул — УНЭП через мобильное приложение. Это сократило время оформления документов на 70 %.

Избавьтесь от бумаги и будете в выигрыше!

Меньше расходов на канцелярию и почту
Больше времени для важных задач
Документы всегда под рукой в эл. виде

Напишите в ТГ

Номер в Max

Как начать работать с ЭП для кадрового ЭДО

Шаг 1. Подготовьте инфраструктуру
Вам понадобится:

  • система кадрового ЭДО (можно выбрать готовое облачное решение);
  • сертификаты ЭП для сотрудников;
  • локальные нормативные акты (например, положение об ЭДО).

Шаг 2. Оформите сертификаты ЭП
Обратитесь в «ЦЭК», и мы быстро выпустим ЭП для ваших сотрудников.

Шаг 3. Проведите обучение сотрудников
Объясните, как:

  • получать и устанавливать сертификаты;
  • подписывать документы в системе;
  • проверять подлинность подписей.

Шаг 4. Начните с пилотного проекта
Например, переведите на ЭДО оформление отпусков. После отработки процессов масштабируйте на другие документы.

Продлим ЭП дистанционно

Если у вас есть действующая КЭП

Продлить

Первично выпустим ЭП

Выпустим подпись в офисе от 20 минут и угостим кофе

Что взять с собой?

Приедем
к вам сами

Найдём вас там, где вам удобно и всё оформим

Заказать выезд

Носители
ЭП

Предложим токены под любые задачи

Подробнее

Сертификат расширенной
технической поддержки

Максимум от вашей ЭП: установку, настройку на площадках и порталах, продление, копирование и пр.

Подробнее

МЧД

Формирование машиночитаемой доверенности

Подробнее

ЭДО

Облако с контрагентами с интеграцией с 1С.

Подробнее

Реальные кейсы: кто уже использует кадровый ЭДО

  • Розничная сеть «Уютный дом» (500 сотрудников). Внедрила ЭДО для приказов и заявлений. Экономия на бумаге и доставке — 400 000 рублей в год.
  • IT‑компания «Код будущего» (150 сотрудников). Использует УКЭП для трудовых договоров. Время подписания документов сократилось с 3 дней до 1 часа.

Частые вопросы о кадровом ЭДО

«Что, если сотрудник не хочет переходить на ЭП?»
Переход на ЭДО добровольный. Если сотрудник предпочитает бумажные документы, компания обязана сохранить для него прежний порядок.

«Как хранить электронные документы?»
Документы с ЭП хранятся в системе ЭДО или на защищённых серверах. Срок хранения аналогичен бумажным: например, трудовые договоры — 50 лет.

«Что делать, если подпись украли?»
Немедленно обратитесь в удостоверяющий центр для аннулирования сертификата. Системы ЭДО фиксируют все действия, что упрощает расследование.

Почему стоит попробовать

Кадровый ЭДО с ЭП — это не просто тренд, а инструмент, который:

  • ускоряет бизнес‑процессы;
  • снижает издержки;
  • повышает удовлетворённость сотрудников.

Начать можно с малого: выберите один тип документа (например, заявления на отпуск) и протестируйте процесс. Уже на этом этапе вы почувствуете разницу!